Stichting Vergeet Mij Niet Gala hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij op transparante wijze uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verantwoordelijke
Stichting Vergeet Mij Niet Gala is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

Contactgegevens:
Stichting Vergeet Mij Niet Gala
Wittevrouwensingel 1
3581 GA Utrecht
E-mail: info@vergeetmijnietgala.nl
Telefoon: 085 902 2831

2. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

2.1 Gasten en leveranciers
Wij verwerken persoonsgegevens van gasten en leveranciers voor de volgende doeleinden:

• het registreren van deelname aan het gala

• communicatie over het evenement

• relatiebeheer

• facturatie en administratie

Verwerkte gegevens:

• voornaam

• tussenvoegsel

• achternaam

• (zakelijk) telefoonnummer

• (zakelijk) e-mailadres

• geslacht
  
  

Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting (administratieplicht)

Bewaartermijn: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna maximaal 7 jaar (fiscale bewaarplicht)

2.2 Nieuwsbriefabonnees
Wij verwerken persoonsgegevens voor het verzenden van nieuwsbrieven en updates.

Verwerkte gegevens:

• voornaam

• tussenvoegsel

• achternaam

• e-mailadres

Grondslag: toestemming

Bewaartermijn: totdat u zich uitschrijft via de afmeldlink of een verzoek tot verwijdering indient.

2.3 Prospects, stakeholders en geïnteresseerden
Wij verwerken persoonsgegevens van zakelijke contacten en geïnteresseerden voor:

• relatiebeheer

• het informeren over activiteiten, evenementen en initiatieven
  
  

Verwerkte gegevens:

• voornaam

• tussenvoegsel

• achternaam

• telefoonnummer

• e-mailadres
  
  

Grondslag: gerechtvaardigd belang (het onderhouden en uitbreiden van ons netwerk en het informeren over onze activiteiten)

Bewaartermijn: maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment, tenzij er eerder bezwaar wordt gemaakt

3. Verstrekking aan derden

Wij verstrekken persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze werkzaamheden.

Wij maken gebruik van verwerkers voor onder andere:

• administratie en boekhouding

• secretariaat

• verzending van nieuwsbrieven en uitnodigingen

• hosting van onze website en IT-diensten
  

Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken indien dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld op verzoek van autoriteiten.

4. Doorgifte buiten de EU

Wij streven ernaar persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen conform de AVG.

5. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien hiervoor toestemming is verkregen van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij kunnen niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• geheimhoudingsplicht voor betrokkenen

• beveiligde systemen met gebruikersnaam en wachtwoord

• waar nodig versleuteling van gegevens

• back-ups en herstelprocedures

• periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen
  
  

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• inzage te krijgen in uw persoonsgegevens

• uw gegevens te laten corrigeren

• uw gegevens te laten verwijderen

• de verwerking te laten beperken

• bezwaar te maken tegen verwerking

• bezwaar te maken tegen direct marketing

• uw gegevens over te dragen (dataportabiliteit)

Indien de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken.

Wij kunnen u vragen zich te identificeren bij een verzoek.

9. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

10. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website.

11. Vragen

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem gerust contact met ons op via bovenstaande gegevens.